Ley de Libertad de Información de Virginia
Más información en:
- Resumen de Derechos y Responsabilidades
- Sus derechos de la Ley de Libertad de Información (FOIA)
- Solicitud de registros del VADOC
- Dónde enviar su solicitud
- Responsabilidades del VADOC al responder a su solicitud
- Costos asociados con las solicitudes
- Tipos de registros
- Exenciones de uso común
Resumen de Derechos y Responsabilidades
Como se establece en § 2.2-3700 del Código de Virginia, el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.
Es política del Departamento Correccional de Virginia (VADOC) hacer que los registros públicos estén disponibles de acuerdo con la Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA). La Ley de Libertad de Información, § 2.2-3700 et seq. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.
Las personas encarceladas en centros correccionales estatales, federales o locales no tienen ningún derecho en virtud de la FOIA (§ 2.2-3703 (C))). El VADOC tiene políticas que rigen a qué registros pueden acceder los reclusos.
Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.
Sus derechos en virtud de la FOIA
- Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
- Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
- Si cree que se han violado sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito.
Solicitud de registros del VADOC
Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono.
La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA. Desde una perspectiva práctica, se prefieren las solicitudes por escrito. Puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está aplicar, para que no malentendió sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si elige no ponerla por escrito.
No podemos preguntarle por qué quiere los registros.
El motivo de su solicitud de registros públicos es irrelevante. No podemos preguntarle por qué quiere los registros. Sin embargo, la FOIA nos permite pedirle su nombre y dirección legal. El VADOC requiere que proporcione su nombre y dirección legal con su solicitud.
Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable".
Este es un estándar de sentido común. Requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
Su solicitud debe solicitar registros o documentos.
La FOIA no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo del VADOC. Además, no estamos obligados a crear un nuevo registro si el registro aún no existe.
Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el VADOC en el curso regular de los negocios.
Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente por correo electrónico o recibir una copia impresa de esos registros.
Por favor, coopere con el personal.
Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con el personal para aclarar o intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande.
Dónde enviar su solicitud
Para información de los reclusos
Para solicitar registros del Departamento Correccional de Virginia, dirija su solicitud al Gerente de la Unidad, al Director o Superintendente de la instalación, o al Jefe del Distrito de Libertad Condicional y Libertad Condicional que mantiene los registros que está solicitando.
La información de contacto de las oficinas regionales, los centros correccionales, las oficinas de libertad condicional y los centros correccionales comunitarios se puede encontrar a través de los enlaces de cada centro y oficina en el directorio de Instalaciones y Oficinas.
Para obtener información sobre políticas y procedimientos
Los procedimientos del VADOC se pueden encontrar en nuestra página de Procedimientos Operativos. Póngase en contacto con FOIA@vadoc.virginia.gov.
Para registros VADOC generales
Para otros tipos de registros VADOC, puede encontrar información en el sitio web de VADOC en el formulario Contáctenos .
La información de contacto de todas las Oficinas Centrales y Oficinas Centrales es:
Virginia Department of Corrections
P.O. Box 26963
Richmond, VA 23261
Teléfono: (804) 674-3000
Para los registros de la Junta de Libertad Condicional de Virginia
La Junta de Libertad Condicional de Virginia (VPB) es una agencia estatal separada del Departamento Correccional de Virginia. Visite el sitio web de VPB para enviar una solicitud de FOIA.
Para consultas legales y preguntas generales sobre la FOIA
Si tiene preguntas sobre cómo hacer una solicitud de registros, o si necesita orientación sobre dónde enviar su solicitud, comuníquese con:
Departamento Correccional de Virginia
P.O. Casilla 26963
Richmond, VA 23261
Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o al número gratuito 1-866-448-4100.
Responsabilidades del VADOC al responder a su solicitud
El VADOC debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción.
El primer día se considera el primer día hábil luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
Hay cinco tipos de respuestas para su solicitud.
La FOIA requiere que los organismos públicos den una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
- Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
- Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a exenciones legales específicas. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Esa respuesta debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen e indicar las secciones específicas del Código de Virginia que nos permiten retener los registros.
- Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique las secciones específicas del Código de Virginia que permiten retener partes de los registros solicitados.
- Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
- Si nos resulta prácticamente imposible responder a su solicitud en el plazo de cinco días, debemos hacerlo constar por escrito, explicando las condiciones que imposibilitan la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
Es posible que solicitemos al tribunal tiempo adicional para responder si usted hace una solicitud grande.
Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de los 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.
Costos asociados con las solicitudes
Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar y recuperar los registros solicitados.
Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las actividades comerciales del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Todos los cargos por el suministro de los registros solicitados se estimarán por adelantado a solicitud del ciudadano como se establece en la subsección F de §2.2-3704 del Código de Virginia.
Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al VADOC.
La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo dedicado por el personal a buscar y recuperar los registros solicitados, los costos de copia, el franqueo y cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
Se requiere un depósito para solicitudes que superen los $200 en costo.
Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, le pediremos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. El tiempo dentro del cual debemos responder a su solicitud no incluye el tiempo entre el momento en que le aplicar un depósito y el momento en que recibimos el depósito.
Puede solicitar que calculemos por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado.
Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados. Le recomendamos encarecidamente que solicite una estimación del costo si no está familiarizado con el volumen de los registros que está solicitando y/o no puede o no está dispuesto a pagar cargos de hasta $200 por los registros.
El pago vence al recibir los registros.
También puede pagar por adelantado. Una nueva solicitud de registros no se procesará hasta que pague cualquier monto que adeude por una solicitud de registros anterior que haya permanecido sin pagar durante más de 30 días.
Tipos de registros
La siguiente es una descripción general de los tipos de registros en poder del Departamento Correccional de Virginia:
- Expedientes de personal relativos a los empleados y funcionarios del Departamento
- Registros de los contratos que el Departamento ha celebrado
- Inventarios, registros financieros y presupuestarios
- Procedimientos, reglamentos y manuales operativos locales y departamentales
- Antecedentes penales, de gestión de casos y médicos
- Protocolos de seguridad, planes tácticos, hojas de verificación, registros, listas, órdenes de publicación, inventarios, grabaciones y otros registros de seguridad
- Informes de investigación, auditorías e inspecciones
- Informes estadísticos y de gestión
- Registros de ingeniería y construcción
Para obtener información sobre los tipos de registros fuera del alcance de la FOIA, revise los siguientes procedimientos operativos y formularios:
- Procedimiento Operativo 050.6 — Acceso del Delincuente a la Información del Registro
- Procedimiento Operativo 701.3 — Registros de Salud
Si no está seguro de si el VADOC tiene los registros que busca, comuníquese con la unidad o instalación apropiada o con el oficial de la FOIA.
Exenciones de uso común
El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. El VADOC comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones
- La política general del Departamento es invocar la exención de información personal en los casos en que se aplique a fin de proteger la privacidad de los empleados y funcionarios del Departamento. (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
- Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o al producto del trabajo legal o del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
- Software de información propiedad del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6)) o software de agencia (§2.2-3705.1 (7))
- Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12)) La política general del Departamento es invocar la exención de negociaciones contractuales siempre que se aplique para proteger la posición de negociación y la estrategia de negociación del Departamento.
- Registros del Comité de Revisión de Compromisos relativos a personas sujetas a compromiso civil como depredadores sexualmente violentos y registros que identifican a las víctimas de dichas personas (§ 2.2-3705.2 (5))).
- Planos de ingeniería y arquitectura, manuales operativos, de procedimientos, de planificación táctica o de capacitación, actas de reuniones del personal u otros registros, cuya divulgación pondría en peligro la seguridad de cualquier instalación, edificio o estructura gubernamental o la seguridad de las personas que utilizan dicha instalación, edificio o estructura (§ 2.2-3705.2 (14))
- Registros médicos y de salud mental (§ 2.2-3705.5 (1); (§ 32.1-127.1:03); La política general del Departamento es invocar las exenciones de registros de reclusos y registros médicos cuando se apliquen para proteger la privacidad de los reclusos y cumplir con las leyes aplicables que rigen la divulgación de ciertos registros penales y de salud.
- Registros confidenciales de propiedad relacionados con una licitación en un proyecto de construcción pública (§2.2-3705.6 (10)) o con una propuesta bajo la Ley de Instalaciones e Infraestructura de Educación Público-Privada (§ 2.2-3705.6 (11))
- Las identidades de las personas designadas para llevar a cabo una ejecución y cualquier información razonablemente calculada para conducir a las identidades de dichas personas (§ 2.2-3705.7 (25); (Sección 53.1-233)
- Registros relacionados con una investigación o enjuiciamiento penal (§ 2.2-3706 (B)(1))
- Registros presentados en fideicomiso a agentes de la Unidad de Investigaciones Especiales del Departamento (§ 2.2-3706 (B)(2))
- Registros de reclusos encarcelados en centros correccionales (§ 2.2-3706 (B)(4))
- Registros de las fuerzas del orden que contengan planes tácticos específicos, cuya divulgación pondría en peligro la seguridad del personal de las fuerzas del orden o del público en general (§ 2.2-3706(B)(5)); es política general del Departamento invocar exenciones con respecto a los registros de seguridad siempre que se apliquen para proteger la seguridad de sus instalaciones y operaciones, y la seguridad del personal, los reclusos y la comunidad.
- Registros de adultos bajo investigación o supervisión por parte de los servicios estatales de libertad condicional y libertad condicional (§ 2.2-3706 (B)(6))
- Registros de antecedentes penales (§ 19.2-389) e investigaciones e informes de oficiales de libertad condicional (§ 19.2-299)
- Las identidades de cualquier farmacia o centro de subcontratación que celebre un contrato con el Departamento para la composición de los medicamentos necesarios para llevar a cabo una ejecución por inyección letal, cualquier funcionario o empleado de dicha farmacia o instalación de subcontratación, y cualquier persona o entidad utilizada por dicha farmacia o instalación de subcontratación para obtener equipos o sustancias que faciliten la composición de dichos medicamentos. y cualquier información razonablemente calculada para conducir a las identidades de dichas personas o entidades (§ 53.1-234).