Subvenciones y colaboraciones

Cómo solicitar soporte

Si propone un proyecto para instalaciones o distritos específicos de VADOC, comuníquese con los sitios específicos o con la oficina regional apropiada para analizar el proyecto y los servicios que se proporcionarán antes de presentar la solicitud formal. Si no se establece el contacto con anticipación, podría afectar o retrasar la decisión del VADOC de proporcionar una carta de apoyo o celebrar un acuerdo de colaboración antes de la fecha de vencimiento de la subvención.

Plazo de presentación

Su solicitud formal de apoyo debe permitir tiempo suficiente para la revisión, el seguimiento, la edición y la obtención de las firmas adecuadas. Los siguientes plazos de presentación se aplican a las solicitudes:

• Las solicitudes de cartas de apoyo deben presentarse con al menos 10 días hábiles de anticipación.
• Las solicitudes de acuerdos de colaboración (como Memorandos de Entendimiento) que no requieren ninguna obligación financiera del VADOC deben presentarse con al menos 15 días hábiles de anticipación.
• Las solicitudes de cartas o acuerdos de colaboración que requieran obligaciones financieras o gestión por parte del VADOC o que proporcionen fondos al VADOC deben presentarse con al menos 20 días hábiles de anticipación.

Requisitos de presentación

Envíe solicitudes formales y materiales a grants@vadoc.virginia.gov. Su solicitud formal debe incluir todos los formularios y documentación que se enumeran a continuación.

1. Un formulario de Solicitud de Apoyo/Compromiso para Solicitudes de Subvención Externa completado, asegurando que toda la información sea correcta. El formulario debe incluir uno de los siguientes documentos:
   • Un enlace a la Solicitud de Propuestas/Solicitud de Subvención de la organización que otorga o
   • Una copia de la Solicitud de Propuestas/Solicitud de Subvención como archivo adjunto.
2. Un borrador inicial de carta de apoyo o documento de acuerdo de colaboración en un formato editable como Microsoft Word. NO incluya ningún lenguaje que respalde específicamente a la organización o programa solicitante. La carta debe incluir:
   • Todo el lenguaje requerido según lo indicado en la solicitud.
   • Una descripción objetiva y fáctica de cómo el proyecto cumple con la misión y los objetivos del VADOC. Incluya la población objetivo y la ubicación geográfica, incluidas las instalaciones específicas o las oficinas de distrito, si el proyecto es específico para una población o área en particular.
   • Los documentos de acuerdos de colaboración, como un Memorándum de Entendimiento (MOU, por sus siglas en inglés, utilizado cuando no hay intercambio financiero involucrado), un Memorándum de Acuerdo (MOA, por sus siglas en inglés, utilizado cuando hay intercambio financiero involucrado) u otros documentos similares, deben incluir elementos y declaraciones específicos. Los elementos y declaraciones principales, así como un modelo de memorándum de entendimiento, se pueden encontrar en Elementos y declaraciones requeridos para acuerdos de colaboración (es posible que se requieran declaraciones adicionales para los MOA). Envíe un correo electrónico grants@vadoc.virginia.gov para obtener una copia de este documento.
3. Si el VADOC proporciona apoyo por escrito para su solicitud, debe:
   • Proporciónenos una copia completa de la descripción de la solicitud presentada en el plazo de una semana a partir de su presentación.
   • Notifíquenos la decisión de la organización otorgante dentro de los 10 días hábiles posteriores a la notificación.
   • Envíenos una copia de la carta de adjudicación y las condiciones si la solicitud es aceptada.
   • Envíe toda la información de seguimiento, incluido cualquier número de referencia proporcionado por el VADOC para su solicitud, a grants@vadoc.virginia.gov.

Importante saber

• No se emitirán documentos de apoyo o compromiso para una subvención externa que compita con, o plantee un conflicto potencial para, cualquier subvención que el VADOC haya recibido, solicitado o anticipe solicitar.
• Los acuerdos firmados, como un Memorándum de Entendimiento o un Acuerdo, solo se firmarán antes de la concesión de una subvención si el otorgante requiere específicamente dicho documento. Se celebrarán acuerdos posteriores a la adjudicación según sea necesario.
• El VADOC puede proporcionar cartas de apoyo o firmar acuerdos de colaboración con múltiples organizaciones o agencias que soliciten la misma oportunidad de financiamiento.
• Reconocemos que las limitaciones de tiempo de la solicitud pueden limitar nuestra capacidad para completar el proceso de revisión interna antes de la presentación. Por lo tanto, el VADOC se reserva el derecho de retirar el apoyo tras la revisión de la solicitud de subvención después de su presentación.